Di KaryawanOnline.com, privasi Anda adalah prioritas kami. Kebijakan ini menjelaskan secara transparan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi Anda sesuai dengan UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) Republik Indonesia.
1 Komitmen Kami terhadap Privasi
KaryawanOnline.com berkomitmen penuh untuk melindungi privasi setiap Pengguna layanan kami. Sebagai penyedia layanan karyawan online dan asisten digital berbasis AI, kami memahami bahwa data bisnis Anda adalah aset berharga yang harus dijaga dengan standar keamanan tertinggi.
Kebijakan Privasi ini berlaku untuk semua data yang dikumpulkan melalui:
- Website www.karyawanonline.com dan seluruh subdomain-nya;
- Saluran komunikasi WhatsApp dan Telegram yang terintegrasi dengan layanan kami;
- Seluruh interaksi Pengguna dengan asisten digital kami;
- Formulir pendaftaran, konsultasi, dan layanan pelanggan.
2 Data yang Kami Kumpulkan
Kami mengumpulkan dua kategori data utama:
| Kategori Data | Jenis Data | Keperluan |
|---|---|---|
| Data Identitas | Nama lengkap, jabatan, nama bisnis | Identifikasi akun & personalisasi layanan |
| Data Kontak | Nomor WhatsApp, alamat email, nomor telepon | Komunikasi layanan & notifikasi |
| Data Bisnis | Jenis industri, deskripsi produk/jasa, data keuangan yang dibagikan | Konfigurasi & optimasi asisten digital |
| Data Penggunaan | Log interaksi, instruksi yang dikirim, riwayat percakapan | Peningkatan kualitas layanan |
| Data Teknis | Alamat IP, tipe browser, data cookies, device ID | Keamanan & analitik website |
| Data Pembayaran | Nomor transaksi, metode pembayaran (bukan nomor kartu penuh) | Proses penagihan & verifikasi |
Kami tidak pernah menyimpan nomor kartu kredit/debit lengkap. Transaksi pembayaran diproses melalui gateway pembayaran berstandar PCI-DSS.
3 Cara Kami Mengumpulkan Data
Data Anda kami kumpulkan melalui cara-cara berikut:
- Data yang Anda berikan langsung: melalui formulir pendaftaran, percakapan WhatsApp/Telegram, email, dan instruksi kepada asisten digital;
- Data otomatis: saat Anda mengunjungi website kami, kami secara otomatis mengumpulkan data teknis melalui cookies, log server, dan teknologi pelacakan standar;
- Data dari pihak ketiga: kami dapat menerima data dari mitra pembayaran, platform media sosial (jika Anda mendaftar via social login), atau sumber publik yang sah dan relevan untuk verifikasi bisnis.
4 Bagaimana Kami Menggunakan Data Anda
Data yang kami kumpulkan digunakan semata-mata untuk tujuan yang sah dan transparan, yaitu:
- Menyediakan dan meningkatkan Layanan: mengonfigurasi asisten digital sesuai profil bisnis Anda, memproses instruksi, dan menghasilkan laporan yang relevan;
- Komunikasi layanan: mengirimkan laporan proaktif harian, notifikasi sistem, pembaruan layanan, dan respons atas pertanyaan Anda;
- Penagihan & pembayaran: memproses transaksi, mengeluarkan invoice, dan mengelola siklus berlangganan;
- Keamanan & pencegahan penipuan: mendeteksi, menginvestigasi, dan mencegah aktivitas yang mencurigakan atau melanggar kebijakan;
- Analisis & pengembangan produk: menganalisis pola penggunaan secara anonim untuk meningkatkan kualitas dan fitur Layanan;
- Kewajiban hukum: memenuhi kewajiban pelaporan kepada otoritas yang berwenang sesuai hukum yang berlaku di Indonesia.
Yang tidak kami lakukan: Kami tidak menggunakan data Anda untuk iklan pihak ketiga, tidak menjual data Anda kepada broker data, dan tidak menggunakan data bisnis spesifik Anda tanpa izin eksplisit untuk tujuan selain penyediaan Layanan.
5 Berbagi Data dengan Pihak Ketiga
Kami tidak menjual data pribadi Anda kepada pihak manapun. Namun, kami dapat membagikan data Anda kepada pihak ketiga terpercaya dalam kondisi-kondisi terbatas berikut:
- Penyedia infrastruktur teknologi: layanan cloud hosting, database, dan keamanan yang kami gunakan untuk menjalankan platform (terikat oleh perjanjian kerahasiaan yang ketat);
- Mitra pembayaran: gateway pembayaran yang terotorisasi dan berstandar PCI-DSS untuk memproses transaksi berlangganan;
- Layanan analitik: alat analisis website yang hanya menerima data anonim dan teragregasi;
- Kewajiban hukum: jika diwajibkan oleh perintah pengadilan, regulasi, atau otoritas penegak hukum yang sah di Indonesia;
- Alih usaha: dalam hal merger, akuisisi, atau penjualan aset perusahaan, data dapat berpindah kepada penerus usaha dengan pemberitahuan kepada Pengguna.
Semua pihak ketiga yang menerima data Anda terikat oleh perjanjian pemrosesan data yang memastikan standar keamanan dan kerahasiaan setara dengan kebijakan kami.
6 Keamanan Data
Kami menerapkan lapisan keamanan berlevel enterprise untuk melindungi data Anda:
Semua data disimpan dengan enkripsi standar militer AES-256.
Transmisi data menggunakan protokol TLS 1.3 untuk keamanan maksimal.
Hanya personel terotorisasi yang dapat mengakses data, dengan log audit lengkap.
Data dicadangkan secara otomatis setiap 24 jam di lokasi server redundan.
Meskipun kami menerapkan standar keamanan terbaik, tidak ada sistem yang 100% kebal dari ancaman siber. Kami berkomitmen untuk merespons setiap insiden keamanan dalam waktu 72 jam dan memberikan pemberitahuan kepada Pengguna yang terdampak sesuai ketentuan UU PDP.
7 Retensi Data
Kami menyimpan data Anda selama diperlukan untuk tujuan yang ditetapkan dalam kebijakan ini:
- Data Akun Aktif: selama masa berlangganan aktif dan sampai permintaan penghapusan diterima;
- Setelah Penghentian Akun: data disimpan selama 90 hari untuk keperluan pemulihan akun dan penyelesaian sengketa, setelah itu dihapus permanen;
- Data Keuangan & Tagihan: disimpan selama 5 tahun sesuai kewajiban perpajakan Indonesia;
- Log Keamanan: disimpan selama 12 bulan untuk keperluan investigasi insiden;
- Data Anonim & Teragregasi: dapat disimpan tanpa batas waktu karena tidak dapat mengidentifikasi individu.
8 Hak-Hak Anda atas Data Pribadi
Sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda memiliki hak-hak berikut yang dapat Anda exercice kapan saja:
Meminta salinan data pribadi yang kami simpan tentang Anda.
Meminta perbaikan atas data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
Meminta penghapusan data pribadi Anda dari sistem kami ("right to be forgotten").
Menerima data Anda dalam format yang dapat dibaca mesin untuk dipindahkan ke layanan lain.
Menolak pemrosesan data untuk tujuan pemasaran langsung atau profiling.
Meminta pembatasan pemrosesan data dalam situasi tertentu yang diatur UU PDP.
Untuk mengajukan permohonan atas hak-hak di atas, hubungi DPO (Data Protection Officer) kami melalui privacy@karyawanonline.com. Kami akan merespons dalam 14 hari kerja.
9 Transfer Data Internasional
Layanan kami menggunakan infrastruktur cloud dari penyedia global terkemuka. Dalam beberapa kasus, data Anda dapat diproses atau disimpan di server yang berlokasi di luar Indonesia. Jika terjadi transfer data internasional, kami memastikan:
- Negara atau wilayah tujuan memiliki tingkat perlindungan data yang memadai;
- Tersedia perlindungan kontraktual yang sesuai (seperti Standard Contractual Clauses);
- Transfer dilakukan sesuai dengan ketentuan UU PDP dan peraturan turunannya.
10 Perlindungan Data Anak-Anak
Layanan KaryawanOnline.com ditujukan khusus untuk individu berusia 17 tahun ke atas dan entitas bisnis. Kami tidak secara sengaja mengumpulkan data pribadi dari anak-anak di bawah usia 17 tahun.
Jika Anda percaya bahwa kami telah secara tidak sengaja mengumpulkan data dari anak di bawah usia 17 tahun, harap segera hubungi kami agar kami dapat menghapus informasi tersebut secepatnya.
11 Perubahan Kebijakan Privasi
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan dalam praktik kami, teknologi yang digunakan, atau persyaratan hukum yang berlaku.
Untuk setiap perubahan yang material, kami akan:
- Memperbarui tanggal "Terakhir Diperbarui" di bagian atas halaman;
- Mengirimkan pemberitahuan melalui WhatsApp atau email terdaftar Anda;
- Memberikan pemberitahuan minimal 30 hari sebelum perubahan berlaku untuk perubahan yang signifikan.
Kami mendorong Anda untuk secara berkala meninjau kebijakan ini. Penggunaan Layanan yang berlanjut setelah perubahan berlaku dianggap sebagai penerimaan atas kebijakan yang diperbarui.
12 Hubungi Data Protection Officer Kami
Jika Anda memiliki pertanyaan, kekhawatiran, atau permohonan terkait data pribadi Anda, silakan hubungi Data Protection Officer (DPO) kami: